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Optimiser l’utilisation du calendrier de Gmail au niveau de l’école

L’agenda du compte Gmail que vous avez créé pour l’école est un outil précieux (onglet "Agenda" en haut de la page Gmail).

Pour ma part, c’est mon unique agenda professionnel, plus rien sur papier : je me suis lancée !!!

Et on peut faire plein de choses avec mille astuces ! Exemples :


Agendas et sous-agendas

Il est bon de ne pas tout mettre sur le même niveau. Google permet d’avoir un "agenda principal" : son nom est celui de votre compte mail (ici sur l’exemple : Eea Murat). Il permet aussi de créer des agendas secondaires. Je trouve cela très pratique. Ici :

- A faire !
Ce sont les tâches à venir. Tableau à renvoyer à l’inspection pour le... Je mets un rappel dans cet agenda la veille.)
- Classes
Dans cet agenda, je note les sorties des diverses classes et d’autres événements propres à une ou plusieurs classes, mais pas à toutes.
- DEA-MF
Je suis dans une école d’application. Ici, les tâches de formateurs, les visites de stagiaires, etc.
- Dir hors école
Dans cet agenda, je note toutes les réunions pour lesquelles je dois m’absenter de l’école.
- Dir perso
Très important : reporter ici, le RdV de dentiste que vous avez pris à 18h30 tel soir afin de pouvoir anticiper et prévoir une fin de journée scolaire sans RdV important !
- Equipe Murat
Dans cet agenda, tout ce qui concerne toute l’équipe : conseils des Maîtres, de Cycles, d’école, animations pédagogiques obligatoires, etc.
- Gardien-ATE-Anim
Les RdV qui touchent spécifiquement ces personnels (+ jours de RTT des uns et des autres, etc.)
- Locaux occupés
Toute activité dans les locaux qui ne touchent pas le scolaire ou le parascolaire : jour d’élections, réunions du Maire, etc.
- PES école
Jours d’absences de l’école pour réunions de formation de la jeune PES nommée dans l’école. Cela permet de ne pas proposer une réunion ces jours-là et de s’enquérir de la présence d’un remplaçant quelques jours avant !

Paramétrer des rappels utiles pour la gestion de l’école

De nombreuses tâches du directeur sont répétitives. Grâce à la fonction "Récurrence", on peut les programmer d’un coup, sur la bonne période du mois et ce, pour toute l’année scolaire.

- Commandes de tickets de métro.
- Commandes de pique-nique
- Demander les cahiers d’appel
- Demandes pour les petits travaux

Partager une partie de l’agenda Gmail avec les collègues

Pourquoi "monter" un agenda performant tout seul dans son coin en laissant tous les collègues refaire la même chose chacun de leur côté ?

Les agendas de Gmail sont facilement "partageables" avec d’autres personnes :
- utilisant un agenda Gmail
- utilisant iCal sur Mac
- ou un équivalent sur PC

  • L’agenda "Equipe" intéresse tous les enseignants.
  • L’agenda "Dir-hors-école" intéresse le collègue chargé de remplacer le directeur en son absence.
  • L’agenda "DEA-MF" est pratiquement commun à tous les formateurs de l’école.

Si quelqu’un "s’abonne" à l’un de ces calendriers, il verra dans son agenda tout ce que j’inscris dans ceux-ci. Pas la peine de tout refaire de son côté.

Je trouve cela plutôt "économique" pour ceux qui s’abonnent et donc conforme à ce que l’on attend des "nouvelles technologies".

Donc, si vous voulez proposer à vos collègues de faire le test, voici comment procéder :

Pour s’abonner à l’un des calendriers du directeur via iCal (Ordinateurs Mac).

  • 1 - Ouvrir iCal.
  • 2 - Dans le menu "Calendrier", choisir "S’abonner".
  • 3 - Dans la barre qui s’ouvre, copier/coller la très longue adresse de site envoyée par le directeur [j’ai bien dit "copier/coller", il ne faut pas "cliquer" dessus] :

Adresse du type : http://www.google.com/calendar/ical...

  • 4 - Valider en cliquant sur le bouton "S’abonner".
  • 5 - Surtout, cocher la case "Actualiser" (ainsi, vous bénéficiez de tous les changements que le directeur apporte en temps réel ou presque)
  • 6 - Cliquer "OK"

C’est tout !

Pour s’abonner à l’un des calendriers du directeur via Calendrier Windows (Ordinateurs PC).

  • 1 - Ouvrir Calendrier Windows (dans le menu "démarrer" ; puis "Tous les programmes").
  • 2 - Dans le menu "Partager", choisir "S’abonner".
  • 3 - Dans la barre qui s’ouvre, copier/coller la très longue adresse de site envoyée par le directeur [j’ai bien dit "copier/coller", il ne faut pas "cliquer" dessus] :

Adresse du type : http://www.google.com/calendar/ical...

  • 4 - Valider en cliquant sur le bouton "Suivant".
  • 5 - Donner un nom à votre calendrier. Et surtout, dans "Intervalle de mise à jour", sélectionner la fréquence à laquelle vous souhaitez réactualiser ce calendrier. ("Toutes les heures" parait raisonnable... Ainsi, vous bénéficiez de tous les changements que le directeur apporte en temps réel ou presque)
  • 6 - Cocher les cases "Inclure les rappels" et "Inclure les tâches".
  • 7 - Cliquer "Terminer."

C’est tout !

Pour intégrer le calendrier principal du compte Gmail (pour moi "Eea Murat") sur l’applic Calendrier de l’Iphone

  • 1 - Dans "Réglages" -> "Mail, Contacts, etc" -> Comptes : "Ajouter un compte" ->"Autre"
  • 2 - Puis, pour le calendrier principal Gmail (celui du nom de votre mail. Pour moi "Eea Murat"), choisir "Calendriers -> "Ajouter un compte CalDAV"
  • 3 - Référencer les cases comme suit :
    — -Serveur : www.google.com
    — -Nom : (le mail avec @...)
    — -MdP : (celui du compte mail Gmail)
    — -Description : ce qu’on veut (vous seul le verrez)

Et, pour intégrer les calendriers secondaires ("Equipe Murat", etc.) :

  • 1 - Dans l’applic "Calendriers" —> "S’abonner à un calendrier"
  • 2 - Là, copier coller le très long lien envoyé par le directeur et qu’il a trouvé sur la page Gmail :
    • "Paramètres de l’agenda" ;
    • puis "Agendas" ;
    • puis cliquer sur le nom de l’agenda secondaire
    • puis en bas dans "Adresse URL privé" choisir "iCal"
    • et COPIER le long lien.

Beaucoup plus simple : On peut aussi s’envoyer (ou recevoir) ce long lien sur l’Iphone via un message par mail et il ne suffit plus alors que de le toucher pour que l’abonnement se fasse tout seul !

Magique !!!

Il est important de noter que tout cela est BEAUCOUP PLUS fastidieux à rédiger qu’à effectuer !!! Et ça : c’est fait !

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