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Directeur d’école à Paris : deux messageries à gérer !

« Le commencement de toutes les sciences, c’est l’étonnement de ce que les choses sont ce qu’elles sont. » (Aristote)


L’essentiel des informations arrivent sur le bureau du directeur d’école parisien par le biais de deux messageries : celle de l’académie de Paris et celle de la ville de Paris. Chacune d’elles a ses spécificités qu’il est bon de connaître pour pouvoir en optimiser l’utilisation.

La messagerie de l’académie de Paris

Elle est accessible via le webmail de l’académie. Le login est une variante de l’adresse académique de l’école sous la forme "1e750000x". Le mot de passe est transmis par le prédécesseur [1].

Une fois ouverte, la configuration de la boîte réserve au directeur néophyte deux surprises de taille !

1 - Il n’y a pas de carnet d’adresses.
Ne perdez pas - comme moi - de longs moments à chercher cet outil indispensable, vous ne le trouverez pas. Ne dépensez pas inutilement votre précieuse énergie - comme moi - à "pester" contre les concepteurs de cet incontournable élément de votre nouveau quotidien, c’est parfaitement inutile. Passez tout de suite à la phase suivante et dites-vous - comme j’ai fini par le faire - qu’il y a certainement une raison à cela, une raison qui vous échappe mais qui est certainement bonne. Expérience faite, c’est la seule pensée qui apaise l’esprit et permet de poursuivre efficacement ;-)

2 - La boîte aux lettres de l’école a 40 Mo de mémoire.
Ca, vous ne le voyez pas tout de suite, ce n’est qu’au bout de quelques jours, après avoir soigneusement passé un temps conséquent à créer des dossiers pour y ranger la foultitude de messages qui arrivent que vous comprenez... Vous voyez alors apparaître un nouveau message vous annonçant que "Le quota de votre boîte atteint 90% de sa capacité." et ce, de façon répétée jusqu’à ce que vous compreniez à nouveau que vous ne pourrez pas lutter, et qu’il vous faut sauvegarder autrement les messages importants. Au début, pris au dépourvu, et pressé par le "message du quota" qui vous harcèle sans cesse, se jouant de la fragile confiance professionnelle que, nouveau directeur d’école, vous vous efforcez pourtant de développer, vous passez de longues minutes, que dis-je, de très longs moments, à télécharger sur le disque dur de l’ordinateur du bureau toutes les pièces jointes aux messages que vous allez supprimer (courriers académiques, circulaires, tableaux et documents à renseigner...)........... Bien sûr, pendant que vous êtes occupé à cette tâche, dix fois, vingt fois, il a fallu vous interrompre - c’est la vie d’une école - "Il y a un carreau cassé dans le préau !", puis, le petit untel, qui entre en pleurs dans votre bureau accompagné d’un camarade, il a mal au ventre, l’œil brillant, et manifestement de la fièvre : "Bonjour, Madame, j’ai dans mon bureau votre fils qui est malade...".

La messagerie de la Ville de Paris

Celle-ci semble se présenter comme un vrai petit coin de paradis lorsque l’on a déjà goûté à la messagerie académique :
- un vrai carnet d’adresses, mais en beaucoup mieux encore puisqu’il permet de rechercher parmi toutes les personnes en poste sur Paris l’adresse et toutes les coordonnées professionnelles des personnes employées par la Ville !
- une mémoire allouée qui semble ne jamais poser problème ! Un rêve d’efficacité, en quelque sorte !

C’est ce que vous croyez, jeune directeur naïf, jusqu’au jour où..... où, n’étant pas à l’école (formation des nouveaux directeurs, stage...) vous souhaitez tout de même à distance suivre un peu ce qu’il se passe. Là, vous découvrez la faille de ce que vous aviez un peu rapidement cru se situer en Eden ! La messagerie de la Ville de Paris est un intranet et à ce titre, elle n’est consultable QUE de l’ordinateur de votre bureau. D’un coup, le paradis perd ses couleurs...

Le désespoir pour message

Là, c’en est trop ! Vos premiers jours en fonction ne vous ont laissé que peu de loisir pour gérer ces problèmes informatiques et tous vos efforts d’organisation et d’optimisation se sont avérés vains. Vous désespérez devant l’ampleur de la tâche qu’il vous faut gérer avec ces outils que vous jugez aussi archaïques qu’inadaptés : "Mais qui a bien pu mettre en place des trucs pareils ! On est au XXIe siècle ! Et l’informatique ne date pas d’hier ! On sait faire tellement mieux ! Pourquoi pas ici, au service de l’Ecole ???" Heureusement, se place à ce moment précis un déclenchement inopiné de l’alarme de l’école. Alarme que vous ne savez absolument pas gérer du point de vue d’un directeur puisque vous ne la connaissez qu’un cahier d’appel rose sous le bras et face à une volée d’élèves plus ou moins bien rangée dans la cour. A cette époque, il suffisait d’attendre l’autorisation de remonter en classe. Là, c’est à vous de jouer ! Comment savoir s’il y a danger ? Où il pourrait se situer ? Et s’il n’y en avait pas, comment faire cesser cette fichue alarme ? Le gardien doit savoir, lui ! Ouf ! La bonne idée ! Ah, ben non... Il est intérimaire. Et sur le boîtier d’alarme qui est à la loge, aucun mode d’emploi.......... Bon ! On finit bien par trouver le manuel d’utilisation et la page qui permet de réarmer le système. Ouf !

Retour au bureau. J’en étais où ? Et c’est là que cette "pause" s’avère lumineuse puisqu’en cet instant précis, vous vous souvenez qu’il y a un FIP [2] sur la circonscription et que vous pourriez peut-être lui exposer ces questions qui finalement touchent plus de 600 directeurs d’école parisiens ;-)

Messageries : la solution !
Ou le deux en un : quel gain de temps !

Bien sûr, le FIP de la circonscription a une réponse à ces problèmes et pour surprenante qu’elle soit, c’est dans l’instant que vous adhèrez à la solution proposée.

Le conseil donné est d’ouvrir une adresse mail de type GMail (gratuite) et d’y transférer automatiquement tous les messages de la messagerie académique. La messagerie GMail offre une grande capacité de mémoire, une possibilité de stocker des documents, un carnet d’adresses simple à gérer, un agenda, etc.

1 - Tout d’abord, créer une adresse GMail en se rendant sur cette page https://www.google.com/accounts/. (Attention, si vous êtes sur un intérim de direction, créez-vous une adresse GMail personnelle et n’utilisez pas le nom de l’école dans laquelle vous ne faites que passer.)

2 - Dans la messagerie académique de l’école https://webmail.ac-paris.fr/, cliquez en haut sur le menu "Options", puis dans la colonne de gauche sur l’onglet "Paramètres". Là, tout en bas, dans la partie intitulée "Transfert de messages", collez dans la case votre adresse GMail et cochez les deux cases qui vont vous sauver : "Activer la fonction de transfert" ET "Ne pas laisser de copie sur le serveur". Exit à jamais le spectre du message du quota !

Vous n’avez plus jamais ensuite à ouvrir la boîte mail académique et à remettre login et mot de passe mille fois par jour pour voir les nouveaux messages car pour une adresse GMail, un cookie règle la question ! Vous disposez d’un carnet d’adresses et de toutes les fonctionnalités de Google ! Cela facilite la vie !

Et en plus, vous pouvez paramétrer votre messagerie GMail toute neuve pour que vos messages partent avec l’adresse de votre messagerie académique !!! Si, si !!! Comme ça, ni vu, ni connu, vous avez à la fois, le confort, la simplicité ET vous restez parfaitement professionnel ! "Trop fort !" diraient les enfants ;-)

Mode d’emploi : Tout en haut de la page de votre messagerie GMail, cliquez sur l’onglet "Paramètres", puis sur "Comptes et importation". Là, dans la deuxième rubrique "Envoyer des e-mails en tant que :", cliquez sur le bouton "Envoyer un message à partir d’une autre adresse" et suivez les instructions de vérifications de l’adresse que vous avez entrée. Ensuite, pensez à cocher comme ci-dessous et le tour est joué ;-)

Et l’intranet de la Ville, on peut aussi le rediriger ainsi et le lire de chez soi ?
OUI ! C’est moins facile - je veux dire "moins intuitif" - mais très réalisable par tout directeur ! Le mode d’emploi se trouve sur un document qui est téléchargeable sur le portail "Directeurs" de la Ville de Paris.

Il faut donc s’y rendre et aller ici :

Puis télécharger le document : "Utilisation de la messagerie Outlook 2007".

Là, imprimer les pages 39, 40 et 41 et suivre le mode d’emploi qui est très simple après avoir - dans votre bureau - ouvert l’Intranet de la Ville avec le navigateur "Internet Explorer" (et surtout pas avec "Firefox" car vous n’y verrez pas les boutons nécessaires par un mystère qui me dépasse...)

Une fois effectués ces réglages, vous constatez qu’on ne peut sur cette boîte de la Ville demander à ce qu’il ne reste pas de copie des messages sur le serveur d’origine : il sera donc important de venir sur cette boîte une ou deux fois par mois pour la vider ! Nul n’est parfait ;-)

Il ne vous reste qu’à répéter la manœuvre expliquée plus haut pour faire en sorte que vos messages de la Ville puissent partir avec votre adresse-mail de la Ville.

Choisissez un joli fond pour votre nouvelle boîte aux lettres !
Et c’est prêt !

Je vous assure que recevoir tous les messages sur une seule messagerie qui ne se déconnecte pas mérite largement les quelques minutes nécessaires pour paramétrer tout cela : c’est un vrai petit air de paradis qui fleurit dans le quotidien d’un directeur d’école parisien ;-)


Sur l’iPhone !

Sur l’iPhone, vous avez l’application "Mail" pour vos courriers personnels et vous n’avez pas envie de vivre accroché à la messagerie de l’école ! Nous sommes d’accord ;-) Mais si vous voulez pouvoir y jeter un œil quand même de temps en temps, sachez qu’il y a une application "Google" qui vous permet d’accéder à la messagerie, à l’agenda, aux documents, etc.


Lorsqu’il existe des solutions simples pour gagner un temps précieux au niveau administratif, partageons-les !
C’est le but de ces pages ;-)

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P.-S.

Des idées pour d’autres thèmes de ce genre ? Proposez-les dans le forum ;-)

Notes

[1] En cas d’oubli ou d’arrivée sur un intérim sans possibilité de tuilage, on peut contacter ......(à compléter)

[2] Formateurs en Informatique Pédagogique (F.I.P.), Professeurs des Ecoles spécialisés en TICE. Pour consulter le site des FIP de Paris : http://fip.scola.ac-paris.fr/



2 Messages de forum

  • Directeur d’école à Paris : deux messageries à gérer ! 1er décembre 2010 14:58, par MC de HARO

    Bonjour Collègue !!
    Depuis longtemps déjà, j’avais la boîte gmail avec le transfert académique. Depuis peu, je l’ai aussi sur mon mobile Androïd...et je cherchais à transférer la messagerie Ville de la même façon..
    Par manque de temps, je n’avais pas encore trouvé toutes les ficelles.
    GRAND MERCI à toi pour ce partage de moyens.
    MC de HARO
    EE Pommard

  • Directeur d’école à Paris : deux messageries à gérer ! 2 décembre 2011 22:09, par isabelle costa sirieix

    je n’aurai qu’un mot : MERCI !
    bien vu le stress de la boîte pleine et le fait de retaper 10 fois par jour les codes d’accès.
    alors, je le redis : MERCI !!!
    BB directrice dans le 20ème


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